Oleh: Dr. Shafaai Musa
DALAM usaha memperkukuh syarikat holdings university awam, penggunaan Variation Order dilihat sebagai jalan pantas menjana aliran tunai. Namun, tanpa kerangka tadbir urus yang jelas, ia berpotensi membuka risiko audit dan reputasi.
Dalam dunia korporat, tidak semua organisasi bermula dalam keadaan yang stabil. Ada yang mewarisi struktur kukuh, tetapi tidak kurang juga yang perlu dibina semula daripada kedudukan yang mencabar — dengan tekanan aliran tunai, komitmen kewangan yang mendesak, serta keperluan untuk menunjukkan prestasi dalam tempoh yang singkat.
Dalam keadaan sedemikian, persoalan utama yang sering timbul ialah:
bagaimana sebuah syarikat holdings boleh memulakan semula operasi secara praktikal, tanpa mengambil risiko besar, tetapi pada masa yang sama kekal berdisiplin dari sudut tadbir urus?
Salah satu pendekatan yang boleh diberi perhatian ialah penggunaan Variation Order (VO) sebagai mekanisme kemasukan awal.
Variation Order: Antara Keperluan Operasi dan Persepsi Tadbir Urus
Secara asasnya, Variation Order adalah instrumen kontrak yang sah. Boleh digunakan untuk melaksanakan perubahan atau tambahan skop dalam sesuatu projek sedia ada. Dalam banyak keadaan, ia merupakan keperluan operasi yang tidak dapat dielakkan.
Namun, dalam landskap tadbir urus moden, VO sering berada dalam zon sensitif. Ia boleh dilihat sebagai alat yang sah, tetapi dalam masa yang sama berisiko disalah tafsir sebagai mekanisme untuk memintas proses perolehan.
Di sinilah keseimbangan perlu dicapai — antara keperluan untuk bergerak pantas dan keperluan untuk kekal telus.
Bermula Kecil: Strategi yang Berhemat, Bukan Lemah
Bagi syarikat holdings yang berada dalam fasa pemulihan atau penstrukturan semula, memulakan operasi melalui VO bukanlah tanda kelemahan. Sebaliknya, ia boleh menjadi pendekatan strategik yang pragmatik.
Pendekatan ini membolehkan organisasi:
- mengurangkan halangan kemasukan
- mempercepatkan pelaksanaan
- menjana aliran tunai awal
- membina rekod prestasi sebenar
Ia selari dengan prinsip yang semakin diterima dalam pengurusan moden:
execution before projection
bagi membuktikan keupayaan melalui pelaksanaan sebenar sebelum merancang pengembangan yang lebih besar.
Realiti di Lapangan: Apabila VO Menjadi Jalan Masuk
Dalam satu kes melibatkan sebuah entiti berkaitan kerajaan, syarikat holdings yang baru distruktur semula berdepan kekangan aliran tunai yang kritikal. Tanpa kontrak baharu yang segera, operasi harian — termasuk pembayaran gaji — berada dalam keadaan terancam.
Dalam situasi tersebut, syarikat ini memulakan semula aktiviti melalui beberapa Variation Order berskala kecil yang berkait langsung dengan projek sedia ada. Pendekatan ini membolehkan:
- aliran tunai awal dijana dalam tempoh singkat
- keupayaan pelaksanaan dibuktikan semula
- keyakinan pihak berkepentingan dipulihkan
Namun, kejayaan jangka pendek ini turut menarik perhatian audit dalaman. Penemuan audit tidak mempersoalkan pelaksanaan kerja, tetapi menekankan beberapa kelemahan:
- justifikasi skop yang tidak didokumenkan dengan jelas
- ketiadaan penanda aras harga yang bebas
- kekurangan pendedahan formal kepada lembaga
Kes ini menunjukkan bahawa dalam banyak keadaan, isu bukan terletak pada keperluan operasi, tetapi pada kekuatan tadbir urus yang mengiringinya.
Apabila VO Menjadi Risiko Tadbir Urus
Dalam kes lain, sebuah projek infrastruktur berskala sederhana menyaksikan penggunaan Variation Order yang berulang sehingga nilai keseluruhan melebihi ambang yang munasabah berbanding kontrak asal.
Walaupun setiap VO diluluskan secara berasingan, secara kumulatif ia telah mengubah skop projek secara ketara — sehingga menimbulkan persoalan sama ada ia sepatutnya melalui proses perolehan baharu.
Audit kemudiannya mengklasifikasikan keadaan ini sebagai:
“de facto contract expansion without competitive process”
Implikasinya bukan sahaja kepada pematuhan, tetapi juga kepada reputasi institusi.
Membina Kerangka Tadbir Urus yang Boleh Dipertahankan
Untuk memastikan penggunaan VO kekal sebagai alat yang sah dan berintegriti, beberapa prinsip asas perlu dijadikan pegangan:
1. Berkait Langsung dengan Skop Asal
VO mesti jelas merupakan lanjutan kepada kontrak asal, bukan projek baharu yang diselindungkan.
2. Had Nilai yang Terkawal
Penetapan threshold yang jelas adalah penting bagi mengelakkan pengembangan skop secara tidak terkawal.
3. Pengesahan Kos Secara Bebas
Setiap VO perlu disokong oleh penanda aras harga atau semakan pihak berkecuali.
4. Pendedahan Penuh kepada Lembaga
Tiada ruang untuk kelulusan secara tidak formal. Prinsip full, fair and frank disclosure
perlu menjadi asas setiap keputusan.
Daripada Taktikal kepada Strategik
Apa yang bermula sebagai langkah taktikal — menggunakan VO untuk menjana aliran tunai awal — boleh berkembang menjadi strategi yang lebih besar. Dengan disiplin yang betul, pendekatan ini mampu:
- membina keupayaan pelaksanaan
- meningkatkan keyakinan pihak berkepentingan
- membuka laluan kepada projek berskala lebih besar
- menyokong model perniagaan yang mampan
Namun, peralihan ini hanya boleh berlaku jika asas tadbir urus dibina dengan kukuh sejak awal.
Penutup: Integriti Mendahului Kelajuan
Dalam usaha membina semula organisasi, tekanan untuk bergerak pantas adalah sesuatu yang tidak dapat dielakkan. Namun, kelajuan tanpa disiplin hanya akan mencipta risiko baharu yang lebih besar. Variation Order boleh menjadi alat yang berkesan, tetapi hanya apabila digunakan dalam kerangka yang telus, terkawal dan boleh dipertahankan.
Akhirnya, kejayaan sebenar bukan terletak pada seberapa cepat sesuatu dimulakan, tetapi pada sejauh mana setiap keputusan mampu bertahan apabila dinilai oleh audit, lembaga, dan masa.
Dr. Shafaai Musa ialah Ketua Pegawai Operasi USIM Holdings Sdn. Bhd. Beliau pernah mempengerusikan Jawatankuasa Pemandu penubuhan Commerce Takaful Berhad, yang kemudiannya melalui penstrukturan korporat menjadi CIMB Aviva Takaful Berhad dan kini dikenali sebagai Sun Life Malaysia Takaful Berhad.
Telegram: https://t.me/nasionaldaily
Facebook: https://www.facebook.com/nasionaldaily
TikTok: https://www.tiktok.com/@nasionaldaily?_t=8kyR2clR7Mv&_r=1
Iklan: admin@nasionaldaily.com / sales@nasionaldaily.com / 012-9222001
Whatsapp: https://whatsapp.com/channel/0029Vb6P21QFnSz7JWoT560L